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Lieu - Location :    Montréal Centre Ville / Downtown : METRO SQUARE VICTORIA

Poste # - Posting # :     7280519

Durée - Duration :    Permanent - temps plein / full-time


Rémunération - Salary :    à partir de / starting from : 60,000$ + (selon l'experience - min 4 ans / based on experience - min 4 yrs) 

Début - Start Date:    immédiat / immediate

* Doit être Canadien(ne) ou détenir un permis de travail Canadien. / Must be Canadian or have a Canadian working permit.

(ENGLISH Version Below)

Adjointe Administrative  à la VP

Notre cliente est à la recherche d’un (e) adjoint (e) à la Vice-présidence de Marketing, communication et développement des affaires. L’adjoint (e) sera en charge d'assister le Vice-président dans l'ensemble de ses tâches; administratives et opérationnels.

Il/Elle doit gérer efficacement les priorités du Vice-président afin d'optimiser son temps est la fonction principale de ce poste.
Les projets spéciaux qui sont souvent confidentiels sont sous sa responsabilité.
Responsabilités et tâches


Administratives

    • Gère et coordonne le calendrier, déplacements, appels conférences et rencontres avec membres, fournisseurs et clients
    • Anticipe les besoins provoqués par le calendrier ; profils de clients et d’entreprises , préparation, autres parties à inviter (associés, employés etc..)
    • Coordonne la logistique des réunions; prépare et envoie la documentation nécessaire
    • Fixe les statutaires hebdomadaires avec les (8) Directeurs du service et assure les suivis
    • Rédige et corrige divers documents qui sont souvent confidentiels
    • Produit des rapports, tableaux et présentations PowerPoint destinés à la haute direction, différents comités et optimisent leur contenu
    • Prépare la facturation des différents services ainsi que les comptes de dépenses du VP
    • Assure la mise à jour des différentes bases de données, dossiers, fichiers, contacts, etc.
    • Participe activement dans la préparation du budget annuel
    • Connait et utilise les ressources de l'organisation
    • Supporte les projets spéciaux


Ressources humaines

    • Gère le calendrier des vacances de l’équipe et maintien des dossiers RH confidentiels
    • Prépare et coordonne les activités de formation des membres des équipes
    • Assiste le VP avec le processus des évaluations annuelles et semi-annuelles


Événements et gestion de la marchandise
 

    • Coordination des activités, liste d’invitation, rédaction d’invitations, RSVP, collecte d’information, coordination de l’inscription sur place, etc..
    • Responsable de la marchandise - sélection des items, commandes…


Exigences:

    • Attestation ou diplôme d’études collégiales en techniques de bureau
    • Plus de 4 années d'expérience pertinente
    • Expérience en soutien à la haute direction
    • Excellent sens du service à la clientèle, bon jugement professionnel
    • Excellente maitrise du français tant à l'écrit qu'à l'oral (anglais oral)
    • D'excellentes compétences rédactionnelles en français
    • Capacité d'analyse et de synthèse
    • Capacité à travailler sous pression et à gérer son stress
    • Une maîtrise complète de la suite Office 365 (principalement Word, Excel et PowerPoint), la connaissance de SharePoint sera considérée comme un atout


Notre client offre:

    • Un environnement de travail chaleureux et amical

 

Si ce poste vous intéresse, envoyez-nous votre CV par courriel.

Nous apprécions l'intérêt que vous manifestez pour ce poste. Seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront avisés. Nous contactons toujours nos candidats avant de soumettre leur curriculum vitae à l'un de nos clients.
 

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Administrative Assistant to the VP


If you are interested in this position, please send us your resume.

We appreciate all expressed interest for this position, however, only the candidates selected for an interview will be contacted. You will be contacted before we submit your resume to any of our clients.
 

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